Gestión de Bienes y Servicios – S.I.G. MECI Calidad
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ALCALDÍA DE POPAYÁN

C - GBS-01

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO

Versión 03
PROCESO: GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO

Adquirir bienes o servicios para el normal funcionamiento de la Alcaldía de Popayán, mantener actualizado el inventario de bienes muebles e inmuebles y propender por la legalización, titulación y recuperación de los Bienes inmuebles de propiedad del Municipio de Popayán.

Secretario General
ALCANCE DEL PROCESO GESTOR DEL PROCESO

Inicia con las necesidades de bienes y servicios para el funcionamiento de la alcaldía municipal y termina con el desarrollo de acciones preventivas, correctivas y de mejora cuando no se cumplen las metas y objetivos del proceso.

Profesional universitario grado 2 y profesional universitario grado 1
1. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO ( CICLO PHVA)
PROVEEDOR
¿Quíen suministra?
ENTRADA ETAPAS ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR
¿Quíen recibe?
Todos los procesos del SIGMC Presupuesto oficial, Análisis históricos de las necesidades de cada vigencia. P Identificar las necesidades de bienes y servicios para el funcionamiento de la alcaldía municipal. Listado de Suministros y de Servicios. Todos los Procesos del SIGMC.
Proceso de Gestión de recursos físicos. Seguridad y salud en el trabajo. Listado de Suministros y de Servicios. Matriz de riesgos en salud. P Elaborar el Plan de Mantenimiento correctivo y preventivo de bienes muebles e inmuebles. Elaborar el Plan de Compras. Plan de Mantenimiento correctivo y Preventivo. Plan de Compras. Todos los Procesos del SIGMC.
Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica, Proceso de Gestión Financiera. Plan de desarrollo Municipal, presupuesto oficial del proceso. P Formular el plan de acción para la construcción, adecuación, mantenimiento y mejoramiento de bienes municipales. Plan de acción. Proceso de Direccionamiento y Planeación Estratégica, Proceso de Recursos físicos, Proceso de Gestión de Infraestructura, Gestión de Contratación.
BIENES MUEBLES
PROVEEDOR
¿Quíen suministra?
ENTRADA ETAPAS ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR
¿Quíen recibe?
Proceso Gestión de Bienes y servicios Inventario actualizado de Bienes muebles e inmuebles y listado de personas a asegurar H Asegurar los bienes muebles, los bienes inmuebles y los cargos de manejo presupuestal de la entidad Polizas generales de seguro de Bienes Muebles, Bienes inmuebles y cargos de manejo presupuestal Todos los Procesos del SIGMC
Todos los procesos del SIGMC Solicitudes y necesidades H Realizar el mantenimiento de los bienes muebles e inmuebles de propiedad del Municipio de Popayán Orden de mantenimiento. Todos los Procesos del SIGMC
Todos los procesos del SIGMC Necesidades en el Plan de compras H Garantizar el servicio de aseo, vigilancia, pago de servicios públicos para las instalaciones de la alcaldía Contratos de Servicios de Aseo y Vigilancia, Servicios Públicos Pagados Todos los Procesos del SIGMC
Proceso Gestión de Bienes y servicios Inventario de Bienes Muebles H Actualizar el inventario de los bienes muebles de propiedad del Municipio de Popayán Inventario actualizado Todos los Procesos del SIGMC
Todos los procesos del SIGMC Necesidades en el Plan de compras H Suministrar materiales e insumos para las unidades administrativas del municipio de Popayán Salida de almacen Todos los Procesos del SIGMC
Todos los procesos del SIGMC Presupuesto Asignado, Acto administrativos, Reintegros de caja Menor, Solicitudes de Necesidades. H Administrar el funcionamiento de la caja menor del municipio de Popayán Control de pedidos urgentes y necesarios de caja menor y orden de gasto menor Todos los Procesos del SIGMC
Todos los procesos del SIGMC Correspondencia a despachar H Relacionar y despachar la correspondencia a su destino Mensajeria certificada con guia de entrega Todos los Procesos del SIGMC
BIENES INMUEBLES
PROVEEDOR
¿Quíen suministra?
ENTRADA ETAPAS ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR
¿Quíen recibe?
Proceso Gestión de Bienes y servicios Inventario de Bienes Inmuebles H Actualizar el inventario de los bienes inmuebles de propiedad del Municipio de Popayán Inventario bienes inmuebles actualizado Todos los Procesos del SIGMC
Proceso Gestión de Bienes y servicios Fichas de bienes inmuebles H Actualizar las fichas de cada bien inmueble del Municipio Fichas de bien inmueble actualizada Proceso Gestión de Bienes y servicios
Ciudadanos, Todos los Procesos del SIGMC Necesidad de avaluo comercial de un inmueble H Solicitar la elaboración de avalúos de los bienes inmuebles a las entidades competente Avalúo Comercial Proceso Gestión de bienes y servicios
Ciudadanos, JAC y entidades sin animo de lucro Solicitudes y necesidades H Tramitar ante el concejo proyectos de acuerdo que autoricen al Alcalde entregar en comodato, venta, permuta o donación un bien del municipio Acuerdo municipal Ciudadanos, JAC y entidades sin animo de lucro
Propietario del bien inmueble - Persona natural o juridica Escrituras publica de propiedad y certificados de tradición H Tramitar la escritura publica de cesion, donacion o compraventa para legalizar los bienes inmuebles a favor del Municipio de Popayán Actualizacion del folio de matricula inmobiliaria y liquidacion de impuesto predial a nombre del municipio Todos los Procesos del SIGMC
Ciudadanos, Todos los Procesos del SIGMC Solicitud de certificación o constancia o PQRS H Apoyar los estudios de títulos de bienes inmuebles de propiedad del Municipio Constancia, certificación o respuesta de PQRS de titularidad Ciudadanos, Todos los Procesos del SIGMC
Ciudadanos, Todos los Procesos del SIGMC Solicitud de recuperación de bien inmueble propiedad del municipio H Realizar la recuperación de los bienes inmuebles ocupados ilegalmente Acta de diligencia de restitución de inmueble via administrativa o judicial Todos los Procesos del SIGMC
Proceso Gestión Jurídica Contratos de Arrendamiento y Comodatos H Hacer interventoría a los contratos de arrendamiento y comodatos Acta de interventoria del inmueble Proceso Gestión de bienes y servicios
PROVEEDOR
¿Quíen suministra?
ENTRADA ETAPAS ACTIVIDADES SALIDA RECEPTOR
¿Quíen recibe?
Proceso de Gestión de bienes y servicios Resultados del proceso, indicadores V Realizar seguimientos a Entrega de: suministros, Pólizas de Seguros, Servicios Públicos, Solicitudes de Necesidades e inventario, legalización, donación, comodatos y arrendamientos de inmuebles Acciones de Mejora, informes de seguimiento y resultados de la medición de indicadores Todos los Procesos del SIGMC
Proceso de Control Interno, Proceso de Mejoramiento Continuo, Entes de Control Externos Hallazgos de Auditorias de Calidad, Control Interno y Externas, Indicadores Analizados A Elaborar plan de Mejoramiento Plan de Mejoramiento Proceso de Gestión de bienes y servicios
Proceso de Gestión de bienes y servicios Plan de Mejoramiento A Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del proceso Acciones Preventivas, Acciones correctivas, Acciones de Mejora Proceso de Gestión de bienes y servicios
2. APORTE ESTRATEGICO DEL PROCESO
OBJETIVOS DE CALIDAD CON QUE SE RELACIONA EL PROCESO

OBJETIVOS DE CALIDAD CON QUE SE RELACIONA EL PROCESO
1. Mejorar Continuamente la Eficacia, Eficiencia y Efectividad del Sistema Integrado de Gestión MECI y CALIDAD de la Alcaldía de Popayán (SIGMECI-C)2. Garantizar la Satisfacción de la Comunidad4. Contar con el apoyo Humano Competente, la logística y Tecnologías necesarias para el cumplimiento de la Misión5. Fortalecer el cumplimiento de los fines esenciales del estado 6. Garantizar el cumplimiento de las actividades esenciales de los procesos misionales de la alcaldía de Popayán7. Incrementar la participación de la Comunidad en la medición del cumplimiento de la realización de Proyectos que deben ejecutar los procesos de la Alcaldía de Popayán

3. PARAMETROS DE MEDICION
INDICADORES DEL PROCESO
NOMBRE DEL INDICADOR TIPO DE INDICADOR RESPONSABLE DE LA MEDICION FRECUENCIA DE MEDICION FÓRMULA
Siniestros Renocidos Eficacia Profesional Universitario Semestral
Ejecución Presupuestal de Gastos Generales Eficacia Profesional Universitario Trimestral
Actualización de inventario Eficacia Profesional Universitario Semestral
4. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL
QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE DEL CONTROL REGISTRO
Verificación de la respuesta a las PQRS, en los términos normativos Seguimiento permanente a la gestión de respuestas a través del Programa ORFEO Líderes del proceso Informes del sistema ORFEO
Entrega de informes a entes de control y/o Gestión de control interno, en los términos establecios Revisión cronograma Líderes del proceso Control correspondencia
Cumplimiento del plan de mejoramiento establecido Acciones de mejora reportadas Líderes del proceso Control de acciones correctivas
Empleo de procedimiento de producto no conforme y de auditoría interna No. de productos no conformes reportados Líderes del proceso Control de acciones correctivas y preventivas reportadas
Ejecución presupuestal Reportes de ejecución Líderes del proceso Ficha del indicador
5. POLITICAS DE OPERACIÓN DEL PROCESO
Los bienes muebles que salgan de la Alcaldía Municipal en calidad de préstamo, garantía y/o mantenimiento deberán tener la autorización respectiva, por medio de acta de entrega u oficio
Lo elementos de oficina solicitados se entregaran de lunes a viernes en los horarios de 11: 00 de la mañana a 5:00 de la tarde
Los vehículos y motocicletas propiedad del Municipio deberán registrar con el guarda correspondiente la hora de ingreso y salida del parqueadero
Cualquier actividad que se programe los fines de semana y horas no laborales con vehículos y motocicletas propiedad del municipio deberán comunicar mediante oficio a la Secretaria General para su visto bueno
Las diligencias fuera del perímetro urbano que se realicen con vehículos y motocicletas propiedad del municipio deberán ser reportadas mediante oficio mínimo con 24 horas de anticipación, con el objeto de formalizar la comunicación
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS 7. REQUISITOS 8. RECURSOS
DOCUMENTOS
F - DPE - 115 - 01 Listado Maestro de DocumentosF - DPE - 115 - 04 Listado Maestro de Documentos Externos
Ver documentos
REGISTROS
F - DPE - 115 - 02 Listado Maestro de Registros
ISO 9001

4.1, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3.,4.2.4., 5.2, 5.3., 5.4.1., 5.4.2., 5.5.1., 5.5.2., 5.6., 6.3, 6.4, 7.1, 7.2, 7.5, 8.2.3, 8.2.4., 8.3., 8.4, 8.5.1, 8.5.2

NTCGP 1000

4.1., 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3.,4.2.4., 5.1, 5.2, 5.3., 5.4.1., 5.4.2., 5.5.1., 5.5.2., 5.6.,6.2.1., 6.2.2., 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3.

MECI

1.1.1, 1.1.2, 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, 1.2.4, 1.2.5, 1.3.1, 1.3.2, 1.3.3, 2.1.1, 2.2.1, 2.3.1, 3.

FISICOS

Oficina, Computador, Muebles, InternetSistemas de Información

HUMANOS

Secretario de despacho, Tres profesionales universitarios, Un auxiliar administrativo, Un secretario, Personal contratista

9. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE AL PROCESO

OD - GJ - 180 - 01 Normograma

10. RIESGOS
VER MAPA DE RIESGOS
PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS DEL PROCESO
BIENES INMUEBLES
BIENES MUEBLES
TÍTULO CÓDIGO VERSIÓN ARCHIVO
MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES P-GBS-BM-01 03 Descargar Descargar
SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN P-GBS-BM-02 03 Descargar Descargar
MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR P-GBS-BM-03 03 Descargar Descargar
CAJA MENOR P-GBS-BM-04 01 Descargar Descargar
ENTRADAS DE BIENES MUEBLES E INVENTARIOS P-GBS-BM-06 03 Descargar Descargar
INSTRUCTIVO SUMINISTRO DE TONER I-GBS-BM-02 04 Descargar Descargar
INSTRUCTIVO SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE I-GBS-BM-03 02 Descargar Descargar
INSTRUCTIVO SOLICITUDES DE SERVICIO Y MANTENIMEINTO I-GBS-BM-06 01 Descargar Descargar
FORMATOS DEL PROCESO
BIENES INMUEBLES
TÍTULO CÓDIGO VERSIÓN ARCHIVO
FORMULARIO SOLICITUD DE REPARTO NOTARIAL F-GBS-BIM-01 01 Descargar Descargar
REPARTO NOTARIAL F-GBS-BIM-02 01 Descargar Descargar
CONSTANCIA DE REPARTO Y PROTOCOLIZACIÓN F-GBS-BIM-03 01 Descargar Descargar
FICHA TÉCNICA DE BIENES INMUEBLES F-GBS-BIM-04 01 Descargar Descargar
MATRIZ MAESTRO DE BIENES INMUEBLES F-GBS-BIM-05 01 Descargar Descargar
BIENES MUEBLES
TÍTULO CÓDIGO VERSIÓN ARCHIVO
SOLICITUD DE PEDIDO Y SALIDA DE ALMACEN F-GBS-BM-01 5 Descargar Descargar
ORDEN DE SERVICIO INTERNO F-GBS-BM-02 4 Descargar Descargar
A22 F-GBS-BM-03 2 Descargar Descargar
ELEMENTOS INGRESADOS ALMACEN F-GBS-BM-04 3 Descargar Descargar
A23 F-GBS-BM-05 2 Descargar Descargar
CONTROL PEDIDOS URGENTES CAJA MENOR F-GBS-BM-06 1 Descargar Descargar
CONTROL DE SEGURIDAD F-GBS-BM-07 1 Descargar Descargar
MATRIZ PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO F-GBS-BM-08 3 Descargar Descargar
LISTA DE CHEQUEO ENTRADA ALMACEN F-GBS-BM-09 4 Descargar Descargar
AUTORIZACIÓN SALIDA DE ELEMENTOS F-GBS-BM-10 3 Descargar Descargar
INFORMACION DEL VEHICULO F-GBS-BM-11 2 Descargar Descargar
INSPECCIÓN PREVENTIVA DE VEHICULOS F-GBS-BM-12 2 Descargar Descargar
INSPECCION PREVENTIVA DE MOTOS F-GBS-BM-13 2 Descargar Descargar
SOLICITUD DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE VEHICULO F-GBS-BM-17 3 Descargar Descargar
REGISTRO DE MOTOS DE LA ENTIDAD F-GBS-BM-19 1 Descargar Descargar
REGISTRO DE VEHICULOS DE LA ENTIDAD F-GBS-BM-20 1 Descargar Descargar
REGISTRO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO F-GBS-BM-22 1 Descargar Descargar
CONTROL DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE F-GBS-BM-23 2 Descargar Descargar
BASE DE DATOS DE SOLICITUDES DE SERVICIO F-GBS-BM-24 2 Descargar Descargar
INVENTARIO DE ALMACEN F-GBS-BM-25 2 Descargar Descargar
INVENTARIO DE VEHÍCULO F-GBS-BM-26 3 Descargar Descargar
INVENTARIO DE ENTRADA DE ALMACEN F-GBS-BM-27 2 Descargar Descargar
CONTROL DE MENSAJERIA F-GBS-BM-28 1 Descargar Descargar
CONTROL DE FOTOCOPIAS F-GBS-BM-29 1 Descargar Descargar
CONTROL DE SUMINISTRO DE TONER F-GBS-BM-30 4 Descargar Descargar
SALIDA DE ALMACEN F-GBS-BM-31 2 Descargar Descargar
SEGUIMIENTO DE CAJA MENOR F-GBS-BM-32 1 Descargar Descargar
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES F-GBS-BM-33 1 Descargar Descargar
CONTROL DE SUMINISTROS ELÉCTRICOS Y FERRETERÍA F-GBS-BM-34 1 Descargar Descargar
INVENTARIO DE MOTOCICLETAS F-GBS-BM-35 1 Descargar Descargar
ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN

BLANCA ORDOÑEZ • PROFESIONALES UNIVERSITARIOS SEC. GENERAL
OMAIRA FIGUEROA • PROFESIONALES UNIVERSITARIOS SEC. GENERAL
CLARA PATRICIA PARRA • PROFESIONALES UNIVERSITARIOS SEC. GENERAL


CARLOS ANDRES MUÑOZ • PORFESIONAL UNIVERSITARIO CALIDAD


REYNALDO MUÑOZ • SECRETARIO GENERAL

www.popayan.gov.co